Diş Kliniği için Randevu Botu: WhatsApp'tan Gelen Hasta Sorularını Otomatik Yanıtlayın (2026)
Hasta implant fiyatını sormak için yazıyor, resepsiyon o an başka bir hastayla ilgileniyor. WhatsApp ve Instagram'dan gelen randevu ve fiyat sorularını yapay zeka ile nasıl karşılarsınız — işte adım adım.
Diş kliniklerinde telefon ve WhatsApp trafiği gün boyu kesintisiz akar: bir hasta muayene sonrası çıkarken resepsiyona soru sorar, aynı anda telefon çalar, bir yandan da WhatsApp'a yeni bir mesaj düşer. "İmplant ne kadar tutar?", "Cuma günü müsait saat var mı?", "Diş beyazlatma kaç seans sürer?" gibi sorular sürekli tekrar eder ve genelde tam da resepsiyonun en yoğun olduğu anda gelir. Geç kalan her cevap, özellikle yeni bir hasta için, kliniği değiştirme riskini artırır — çünkü hasta aynı soruyu birkaç kliniğe birden sormuş olabilir ve ilk dönen cevabı değerlendirir. Bu yazıda bu tür mesajları yapay zeka müşteri temsilcisiyle nasıl otomatik karşılayabileceğinizi, botun gerçekte ne yapıp ne yapamadığını ve kurulumun nasıl işlediğini anlatıyoruz.
Diş klinikleri için neden bir randevu botuna ihtiyaç var?
Bir diş kliniğinde resepsiyon ekibi aynı anda hem gelen hastayla ilgilenir hem de randevu takvimini yönetir; telefona her zaman anında bakacak, WhatsApp'a hemen dönecek boş bir an nadiren bulunur. Bu yüzden en sık gelen sorular hep benzerdir: "Kanal tedavisi ne kadar?", "Yarın öğleden sonra yer var mı?", "İmplant ile köprü arasındaki fark nedir, fiyatları nasıl?". Bu soruların çoğu tekrar eder ve önceden hazırlanmış bilgiyle cevaplanabilir; sorun bu bilgiyi anında hastaya ulaştıracak birinin her zaman müsait olmamasıdır.
Mesai saatleri dışında (akşam, hafta sonu) gelen mesajlar da ayrı bir sorundur — hasta ertesi hafta için önceden yer ayırtmak isteyebilir ya da akşam eve gidince aklına gelen bir soruyu sorar. Klinik kapalıyken gelen bu mesajlar cevapsız kalırsa, sabah açıldığında hasta çoktan başka bir klinikten randevu almış olabilir. Yapay zeka müşteri temsilcisi bu saatlerde de aktif kalarak en azından ilk soruyu yanıtlar ve talebi kaydeder; resepsiyon mesaiye başladığında elinde bekleyen değil, cevaplanmış ve kayıt altına alınmış bir liste bulur.
Klasik yöntemler ve sınırları
Kliniklerin bugün kullandığı yöntemler genelde üç başlıkta toplanır:
- Telefonla randevu: Doğrudan ve kişisel, ama resepsiyon hastayla ilgilenirken telefonu açamaz; sesli mesajlar çoğu zaman geç dönülür ve arayan kişi genelde tekrar aramaz.
- WhatsApp'tan manuel yanıt: Esnek ama zaman alır — aynı fiyat sorusunu günde onlarca kez elle yazmak resepsiyonun asıl işinden (hasta karşılama, randevu koordinasyonu) çalar.
- WhatsApp Business'ın hazır yanıt/karşılama mesajları: Ücretsiz ve hızlı kurulur ama sabit kalıp mesajlardır; "implant fiyatı nedir" ile "yarın yer var mı" sorularına aynı genel cevabı verir, hastayı tatmin etmez ve talebi kaydetmez.
Bu yöntemlerin hiçbiri, hastanın yazdığı serbest metni anlayıp ona özel, doğru bilgiyle cevap veremez ve talebi düzenli biçimde kaydedip kliniğe iletemez. İşte yapay zeka müşteri temsilcisinin devreye girdiği yer burasıdır.
Yapay zeka randevu botu gerçekte ne yapar?
Agenta'daki gibi bir yapay zeka müşteri temsilcisi, WhatsApp Business API üzerinden çalışır ve kliniğinizin kendi hizmet/fiyat listesi ve sık sorulan sorularıyla eğitilir. Hasta "Perşembe öğleden sonra diş beyazlatma için yeriniz var mı, kaç seans sürer ve ne kadar tutar?" gibi serbest bir cümle yazdığında bot bunu anlar, yüklediğiniz bilgiden hizmeti ve fiyat aralığını anlatır, sonra hastanın tercih ettiği gün/saati ve iletişim bilgisini toplar.
Örnek bir mesaj akışı
Somutlaştırmak için tipik bir konuşma şöyle ilerler: hasta "Cumartesi sabah implant konsültasyonu için yeriniz var mı, ilk görüşme ücretli mi?" yazar. Bot, yüklediğiniz bilgiden implant konsültasyonu sürecini ve varsa ücret politikasını anlatır, o saatin dolu olup olmadığını bilemeyeceğini belirtip hastanın adını, telefonunu ve tercih ettiği saati kaydeder. Resepsiyon bildirim geldiğinde takvime bakar, uygunsa hastaya kısa bir onay mesajı gönderir; uygun değilse alternatif bir saat önerir.
Önemli: bot takvime otomatik yazmaz, tanı koymaz
Burada net olmak gerekir: bot, randevu talebini toplayıp bunu kliniğe bildirim olarak (e-posta, WhatsApp veya Telegram üzerinden, tercihinize göre) iletir — bir CRM benzeri kayıt gibi düşünebilirsiniz. Talebi onaylamak, uygun saati teyit etmek ve fiilen takvime işlemek resepsiyon ekibinize kalır. Aynı şekilde bot hiçbir şekilde tıbbi teşhis koymaz ya da tedavi kararı vermez; ağrı, acil durum ya da muayene gerektiren bir konu geldiğinde hastayı kliniğe yönlendirir. Bot herhangi bir randevu/takvim yazılımına ya da hasta kayıt sistemine otomatik bağlanmaz; toplanan bilgiyi iletmekle görevini tamamlar.
Hangi soruları güvenle yanıtlar?
- Hizmet ve fiyat listesi (kanal tedavisi, implant, diş beyazlatma, ortodonti vb. — siz ne yüklerseniz).
- Çalışma saatleri, adres, ulaşım ve otopark bilgisi.
- Genel süreç bilgisi (kaç seans, yaklaşık süre — yüklediğiniz kadarıyla).
- Sık sorulan sorular (örneğin "çocuk hastaya bakıyor musunuz?", "sigorta anlaşmanız var mı?").
Bot yalnızca kendisine yüklenen bilgiden konuşur; internetten arama yapmaz, tıbbi bir değerlendirme gerektiren veya belirsiz bir konuda tahmin yürütmek yerine kliniği devreye sokar. Bu, yanlış bilgi verme riskini büyük ölçüde azaltır.
Agenta ile kurulum: adım adım
- 14 gün ücretsiz denemeyi başlatın — kart bilgisi istenmez.
- Kayıt sırasında sağlık sektörü şablonunu seçin; bot kliniğinize uygun örnek bir başlangıç yapılandırmasıyla gelir.
- WhatsApp numaranızı (veya Instagram/Messenger hesabınızı) bağlayın.
- Hizmet ve fiyat listenizi yükleyin — metin, belge veya CSV olarak eklenebilir.
- Botu test edin, gerekirse metinleri düzenleyin ve yayına alın.
Kod yazmaya gerek yoktur; çoğu klinikte kurulum 5–15 dakika içinde tamamlanır. Hizmet listenizi isterseniz düz metin olarak yazıp yapıştırabilir, isterseniz CSV dosyası olarak toplu yükleyebilirsiniz — özellikle çok sayıda tedavi/fiyat kombinasyonu olan klinikler için CSV daha hızlıdır.
Tek bot, birden çok kanal
Diş kliniği hastalarının önemli bir kısmı Instagram üzerinden de yazar — özellikle paylaştığınız gülüş tasarımı öncesi/sonrası fotoğraflarının altına yorum yaparak ya da bir gönderiyi beğenip DM'den soru sorarak. Agenta'da aynı yapay zeka müşteri temsilcisi WhatsApp, Instagram DM, Facebook Messenger, Facebook ve Instagram gönderi yorumları, Telegram ve web sitenizdeki sohbet widget'ında da çalışır; hepsi tek panelden yönetilir. Bir gönderinin altına "fiyat?" diye yazan kullanıcıya bile bot yanıt verebilir; küfür veya spam içerikli yorumlar otomatik olarak filtrelenip cevapsız bırakılır. Böylece hasta hangi kanaldan yazarsa yazsın aynı tutarlı ve hızlı yanıtı alır, siz de tek bir yerden tüm kanalları takip edersiniz.
Maliyet ne kadar?
Agenta üç aylık plan sunar: Başlangıç 990 TL/ay (2 kanal, 1.000 mesaj/ay — tek şube küçük klinikler için), Profesyonel 2.490 TL/ay (5 kanal, 5.000 mesaj/ay, CRM ve çoklu bildirim — çoğu klinik için standart tercih) ve İşletme 5.990 TL/ay (25.000 mesaj/ay, çoklu kullanıcı, öncelikli destek). Yıllık ödemede 2 ay bedava kazanırsınız. Tek şubeli bir klinik için genellikle Başlangıç veya Profesyonel paket yeterlidir; birden fazla hekimin ya da resepsiyon üyesinin bildirim aldığı, günlük yoğun mesaj trafiği olan klinikler için Profesyonel daha uygundur.
Kliniğinizin WhatsApp'ına yapay zeka müşteri temsilcisini 14 gün ücretsiz ekleyin.
14 gün ücretsiz başla →Bir ajanssanız ve birden çok klinik müşterinize bu çözümü kendi markanızla sunmak isterseniz, Agenta Partner Programı'na göz atabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Diş kliniği randevu botu randevuyu doğrudan takvime mi işliyor?
Hayır. Bot talep edilen tedaviyi, tercih edilen gün/saati ve iletişim bilgisini toplayıp kliniğe bildirim olarak iletir; onayı ve takvime işlemeyi resepsiyon ekibiniz yapar.
Bot hastaya tanı koyar mı veya tedavi önerir mi?
Hayır. Bot tıbbi teşhis ya da tedavi kararı vermez; sadece yüklediğiniz hizmet açıklaması ve fiyat bilgisini aktarır, muayene gerektiren konularda hastayı kliniğe yönlendirir.
Fiyat ve tedavi sorularını doğru cevaplar mı?
Evet, ama yalnızca sizin yüklediğiniz hizmet/fiyat listesinden; internetten arama yapmaz, emin olmadığında kliniği devreye sokar.
Kurulum ne kadar sürer, kod yazmam gerekir mi?
Hayır, kod gerekmez. Numara bağlama ve hizmet listesi yükleme ile çoğu klinikte 5–15 dakika sürer.
Ücretsiz denenebilir mi?
Evet, 14 gün ücretsiz, kart bilgisi istenmeden.