Otel ve pansiyon işletme rehberi

Kısa cevap. Otel ve pansiyona gelen mesajlar çoğu zaman akşam ve gece gelir: "bu hafta sonu oda var mı?", "kahvaltı dahil mi?", "kaçta giriş yapabiliriz?". Bu rehber, bu sorulara WhatsApp ve Instagram'da hızlı ve doğru cevap vermeyi, müsaitlik ve fiyatı yanlış söz vermeden anlatmayı, Google profilini doldurmayı ve misafir verisini KVKK'ya uygun tutmayı anlatır. Kopyalanabilir cevap metinleri ve kontrol listeleri her başlıkta ilgili yazıya bağlanır.

Son güncelleme: 5 Kasım 2026. Bu sayfa genel bilgi içindir; hukuki ya da mali tavsiye değildir. Mevzuat değişebilir; resmî metne bakın.

1. Gece gelen müsaitlik ve fiyat soruları

Tatil planı çoğu zaman işten sonra, akşam ya da gece yapılır. Resepsiyon kapalıyken gelen mesaj sabaha kalır; misafir aynı anda birkaç tesise yazmışsa ilk anlamlı cevabı veren öne geçer. Bu mesajların çoğu şu türlerden biridir:

"[Tarih] için [kişi sayısı] kişilik oda var mı?"
"Gecelik fiyat ne kadar, kahvaltı dahil mi?"
"Kaçta giriş yapabiliriz, geç çıkış olur mu?"
"Çocuk/evcil hayvan kabul ediyor musunuz, otopark var mı?"
"Denize/merkeze ne kadar uzaktasınız?"

Olanak, kural ve konum gibi değişmeyen soruların cevabını bir kez yazın ve her yerde aynı tutun. Müsaitlik ve fiyat ise tarihe bağlıdır: bunlarda hızlı ama dikkatli cevap gerekir (aşağıda 3. başlık). WhatsApp Business'ta karşılama mesajı, uzakta mesajı ve hızlı yanıtların nasıl kurulduğu: WhatsApp'a otomatik cevap nasıl verilir?

2. WhatsApp ve Instagram DM'de otomatik cevap

Ücretsiz araçların sınırı şudur: hazır metin gönderirler, sorunun kendisini anlamazlar.

WhatsApp Business uzakta mesajı: resepsiyon kapalıyken "mesajınızı aldık, sabah 9'da döneceğiz" gibi tek bir metin gönderir. Kısa tutun, dönüş saatini yazın.
Hızlı yanıtlar: "/kahvalti", "/giris" gibi kısayollarla hazır cevabı elle gönderirsiniz. Mesajı yine birinin okuması gerekir. Kurulum: katalog ve hızlı yanıt rehberi.
Instagram sık sorulan sorular ve kayıtlı yanıtlar: sohbet açılırken düğme olarak çıkar; Meta Business Suite'teki otomatik yanıtlar da anahtar kelimeyle çalışır, misafirin serbest cümlesini anlamaz. Pansiyonu Instagram'dan keşfeden misafir genelde DM'den yazar; yorumda soru soranı DM'e taşımak için: yorumu DM'e çevirme rehberi.

"Bu hafta sonu iki kişi ve bir köpekle gelsek olur mu?" gibi serbest yazılmış bir soruyu anlayıp işletmenin bilgisiyle cevaplamak için yapay zekâ çalışanı gerekir. Hangi aracı seçerseniz seçin, araca yalnız doğru ve güncel bilgi verin: oda tipleri, olanaklar, kurallar, giriş-çıkış saatleri. Ayrıntı: Instagram DM otomasyonu rehberi.

3. Müsaitlik ve fiyat cevabında ne yazılmalı?

Müsaitlik gün içinde değişir; aynı odayı telefonda, rezervasyon sitesinde ve WhatsApp'ta aynı anda satabilirsiniz. Bu yüzden mesajla müsaitlik sorulduğunda iki şeyi ayırın: bilgi (oda tipleri, kahvaltı, kurallar) hemen verilebilir; teyit (o tarihte oda boş mu, fiyat ne) doluluğa bakıldıktan sonra verilir.

Merhaba [Ad], [giriş]–[çıkış] tarihleri için [kişi sayısı] kişilik talebinizi aldık. Tesisimizde [oda tipleri] var; kahvaltı [dahil / dahil değil]. Doluluğu kontrol edip size [saat]'e kadar bu numaradan döneceğiz. Çocuk ya da evcil hayvanla geliyorsanız şimdi yazın, ona göre bakalım.

Fiyatı yazarken tarih, oda tipi, kişi sayısı ve kahvaltının dahil olup olmadığını aynı cümlede söyleyin. Yalnız rakam yazılan mesaj sonra "o fiyat başka tarih içindi" tartışmasına döner.
Ön ödeme ve iptal kuralınızı rezervasyonu teyit ettiğiniz mesajda yazın.
Doluluğa bakmadan "odanız ayrıldı" demeyin. Teyidi siz verin.

4. Google profili: giriş-çıkış saati, olanaklar, fotoğraf

Kategori: "Otel", "Pansiyon", "Butik otel" ya da "Apart otel"; işinizi doğru anlatan tek birincil kategori.
Giriş-çıkış saatleri ve olanaklar: kahvaltı, otopark, Wi-Fi, havuz, evcil hayvan kuralı. Burada yazan bilgi mesajlarda yazdığınızla aynı olsun.
Fotoğraf: her oda tipi, banyo, kahvaltı, dış cephe ve manzara. Gerçek fotoğraf, misafirin "oda böyle mi?" sorusunu azaltır.
Sezon kapanışı: kışın kapanıyorsanız profilde geçici kapanışı işaretleyin, açılış tarihini yazın.

Ayrıntı: Google İşletme Profili nasıl doldurulur? Yorumlara kısa ve kişisel cevap için: örnekli rehber.

5. Misafir verisi, kimlik ve kampanya mesajı

Rezervasyon için aldığınız ad, telefon ve tarih kişisel veridir. 6698 sayılı KVKK gereği misafiri aydınlatın: verinin neden alındığı, kimlerle paylaşıldığı ve ne kadar saklandığı. Konaklama tesisleri misafirin kimlik bilgilerini 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu gereği ilgili kolluk birimine bildirir; bu bilgiyi girişte resepsiyonda almak, kimlik fotoğrafını WhatsApp'ta biriktirmekten daha güvenlidir.

Sezon açılışı ya da indirim duyurusu gibi tanıtım içeren SMS, e-posta ve toplu WhatsApp mesajları ticari elektronik iletidir; önceden onay gerekir ve onaylar İYS üzerinden yönetilir (İYS). Rezervasyon teyidi ya da yol tarifi gibi hizmet mesajları ayrı bir konudur; içine reklam eklemeyin. Ayrıntı: KVKK işletme kontrol listesi.

6. Sezon hazırlığı

Sezon öncesi: oda tipleri, kahvaltı saatleri, iptal ve ön ödeme kuralını yazılı hâle getirin; aynı metni Google profiline, Instagram'a ve mesaj araçlarınıza koyun.
Yoğun haftalar: bayram ve yaz hafta sonları için minimum konaklama kuralınız varsa mesajda baştan söyleyin.
Yabancı misafir: sık gelen dillerde (İngilizce, Almanca, Rusça) temel cevapları hazır tutun.
Şikâyet: aynı gün cevap verin; hazır metinler için şikâyet şablonları.

Rehberin yazıları

Mesajlara gece de cevap vermek istiyorsanız

Agenta Ön Büro, Agenta'nın yapay zekâ çalışanıdır. WhatsApp, Instagram ve sitenizden gelen oda, kahvaltı, giriş-çıkış ve konum sorularını işletmenin yüklediği bilgiyle cevaplar. Müsaitliği bilmediğinde tahmin etmez: tarih, kişi sayısı ve iletişim bilgisini toplayıp talebi size iletir. Rezervasyonu kendisi kesinleştirmez; müsaitliği ve fiyatı siz teyit edersiniz. Örnek bir pansiyonun asistanıyla misafir gibi yazışmak için otel ve pansiyon sayfasına bakın.

Otelinizin mesajlarına yapay zekâ çalışanı ekleyin.

14 gün ücretsiz deneyin →

Otel sayfasında canlı deneyin · WhatsApp'tan yazın: +90 551 857 33 19

Sık sorulan sorular

Otelde WhatsApp mesajlarına otomatik cevap nasıl kurulur?

WhatsApp Business uygulamasında karşılama mesajı, uzakta mesajı ve hızlı yanıtlar ücretsizdir. Sık gelen beş soruya (oda, fiyat, kahvaltı, giriş-çıkış saati, konum) birer kısa cevap yazın. Serbest yazılan soruları anlayıp cevaplamak için yapay zekâ çalışanı gibi bir araç gerekir.

Pansiyonda Instagram DM'e otomatik yanıt verilebilir mi?

Evet. Instagram işletme hesabında sık sorulan sorular ve kayıtlı yanıtlar var. Bunlar sabit metin ya da anahtar kelimeyle çalışır; misafirin kendi cümlesiyle sorduğu soruyu anlamaz. DM'leri anlamlı cevaplamak için hesabın Meta üzerinden bir mesajlaşma aracına bağlanması gerekir.

Gece gelen "oda var mı?" mesajına ne yazılmalı?

Tarih ve kişi sayısını tekrar edin, oda tiplerini ve kahvaltının dahil olup olmadığını yazın, müsaitliği sabah teyit edeceğinizi söyleyin. Ad ve telefon alın. Doluluğu kontrol etmeden "odanız ayrıldı" demeyin.

Misafirin kimlik fotoğrafını WhatsApp'tan istemek doğru mu?

Kimlik bilgisi kişisel veridir ve girişte resepsiyonda alınması daha güvenlidir. Mesajla almanız gerekiyorsa KVKK aydınlatmasını yapın, ne kadar saklayacağınızı belirleyin ve işiniz bitince telefondan silin.

Yapay zekâ çalışanı rezervasyonu kesinleştirir mi?

Agenta Ön Büro kesinleştirmez. İşletmenin yüklediği oda, olanak ve kural bilgisiyle cevap verir; müsaitliği bilmediğinde tahmin etmez; tarih, kişi sayısı ve iletişim bilgisini toplayıp talebi işletmeye iletir. Müsaitliği ve fiyatı işletme teyit eder.

Kaynaklar

İlgili yazılar

← Tüm sektör rehberleri